Conseil et assistance

- donne un avis

« Le Conseil donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur les questions pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même » (article 26 alinéa 1er du décret de 1967).
Cet avis donné au syndic ou à l’assemblée générale peut être donné spontanément ou par obligation.

Cette assistance est souvent requise par le syndic lors de l’approbation des comptes et du quitus ou pour faire le bilan sur la gestion de l’exercice écoulé.

Sa consultation est désormais obligatoire pour les travaux urgents dont le montant unitaire dépasse un certain seuil fixé par l’assemblée générale, ou lorsque le syndic veut demander aux copropriétaires le versement d’une provision avant d’entreprendre des travaux urgents.
Il peut proposer d’autres prestataires que ceux avec lesquels le syndic travaille habituellement.

Cet « avis » qui lui est demandé n’a juridiquement aucune force contraignante, ni à l’égard de l’assemblée générale, ni à l’égard du syndic.
Néanmoins, si le syndic entend passer un contrat ou marché ayant donné lieu à une consultation défavorable, il sera préférable de solliciter l’accord de l’assemblée générale pour lui éviter d’être déjugé ultérieurement.

Le conseil peut aussi de sa propre initiative, s’il estime que les travaux sont nécessaires, demander des devis à des entreprises, les recevoir, traiter lui-même avec les entreprises et demander au syndic d’inscrire le vote des travaux à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

- préparation de l’assemblée générale

Il participe à l’élaboration du budget prévisionnel et à la préparation de l’assemblée générale avec le syndic.
Le conseil syndical est aussi habilité à demander au syndic la convocation de l’assemblée générale en précisant les questions qui devront figurer sur l’ordre du jour.
Cette assemblée sera valablement convoquée par le président du Conseil Syndical après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de 8 jours.

Le conseil syndical peut également donner des avis lors de l’assemblée générale des copropriétaires, soit à la demande de celle-ci, soit de sa propre initiative, l’assemblée générale restant libre d’accepter sa proposition car il ne s’agit que d’un avis.

- réclamations

Une part importante du travail du conseil syndical consiste également à faire le relais entre le syndic et les copropriétaires.
Il s’agit de transmettre au syndic les remarques ou réclamations concernant la vie quotidienne dans la copropriété : mauvais fonctionnement du chauffage, panne du digicode…et de rechercher avec lui une solution aux problèmes rencontrés.

Le conseil peut également servir d’intermédiaire auprès des copropriétaires en difficulté et qui ne peuvent répondre aux appels de fonds.
Il pourra être consulté à la demande du syndic sur des problèmes importants : travaux urgents, définition de l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle...

Contrôle du syndic

Selon l’article 26, 1 alinéa du décret de 1967, le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité de ce dernier, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats.
   
- sur la comptabilité du syndic

Il vérifie l’exactitude des dépenses engagées et leur répartition entre les copropriétaires.
Il s’assure que tous les fournisseurs, entreprises et prestataires ont bien été réglés, et s’assure en parallèle que les copropriétaires règlent les appels de charges.
Ce contrôle régulier lui permet de suivre l’exécution du budget prévisionnel.
Il pourra présenter un rapport à l’assemblée au moment de l’approbation des comptes et ainsi influencer la décision de donner ou refuser le quitus au syndic.

Dans l’exercice de ses pouvoirs, le conseil syndical peut se faire assister d’un technicien de son choix, même extérieur à la copropriété (architecte, juriste, expert-comptable …).
Néanmoins, en l’absence d’accord du syndic, la personne qui assiste le conseil syndical dans le contrôle des comptes de la copropriété ne pourra avoir accès aux documents relatifs à la gestion du syndicat.

- sur l’exécution par le syndic des décisions de l’assemblée

Le conseil syndical veille à la bonne exécution des contrats, informe le syndic de toute difficulté éventuelle, a un droit de regard permanent sur la gestion du syndic et peut se faire communiquer copie de n’importe quel document.
Il peut notamment examiner chez le syndic, préalablement à la réunion de l’assemblée générale, les pièces justificatives des charges de l’immeuble.
Un contrôle doit avoir lieu au minimum une fois par an avant l’assemblée générale annuelle, au cours de laquelle les comptes du syndic sont approuvés.

Délégation de pouvoir

L’assemblée générale peut confier au conseil syndical des délégations particulières pour prendre une décision de gestion courante, qui nécessiterait un vote dans les conditions de l’article 25 et de la loi (majorité  simple).
Il peut s’agir d’arrêter les modalités d’exécution de travaux d’entretien, d’étudier des devis, de choisir une entreprise, établir l’ordre du jour de l’assemblée générale, de choisir un avocat...
Evidemment, le partage des tâches entre le conseil syndical et le syndic n’a d’intérêt pour les copropriétaires que si le syndic en tient compte dans ses honoraires.

Depuis le 1er septembre 2004, le conseil syndical doit rendre compte de l’exécution de sa mission une fois par an devant l’assemblée générale, et ce par souci de transparence, ce compte rendu pouvant être effectué oralement ou par écrit.

Conclusion

Si la loi donne au conseil syndical de larges possibilités de s’impliquer dans la gestion de l’immeuble, avec notamment la faculté de se voir confier des délégations de gestion, il convient de rappeler que le mandat que les copropriétaires donnent à un syndic de gérer leur immeuble est indivisible, et ne peut donc pas être partagé avec le conseil syndical.

En effet, n’ayant pas la personnalité morale, l’hypothèse d’une responsabilité collective du conseil syndical est exclue.

Seule la responsabilité individuelle de chacun de ses membres pourrait être recherchée, les juges ne sanctionnant que la faute grave et non la simple négligence.