Transmission par e-mail de documents en droit du travail

Le décret du 16 juin 2011

Le décret du 16 juin 2011 prévoit la possibilité, à partir du 1 Août 2011, pour l'employeur d'adresser la déclaration d'embauche par e-mail. Cette formalité est simplifiée ; elle regroupe à la fois la déclaration préalable à l'embauche et la déclaration unique d'embauche en un seul et même dispositif. Cette déclaration devra être adressée à l'URSSAF par courrier électronique au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche et en principe au plus tard le jour du début du contrat.

L'information du salarié est également modifiée, le décret permet à l'employeur de remettre uniquement au salarié une copie de la déclaration préalable ou de l'accusé réception.

Le décret 2011-144 du 2 février 2011

Le décret 2011-144 du 2 février 2011 prévoit la possibilité d'adresser un contrat de travail par lettre recommandée électronique. (Article 1369-8 du Code Civil)

Le décret prévoit que l'envoi du courrier électronique est valide à condition que le tiers chargé de l'acheminement de la lettre soit identifié (nom, statut, forme juridique…).
Au moment du dépôt de la lettre recommandée électronique, l'expéditeur doit indiquer son nom et prénom ou sa raison sociale ainsi que ses coordonnées postales et électroniques mais aussi le nom, la raison sociale du destinataire, son statut professionnel.
L'accord préalable du destinataire à la réception d'une lettre recommandée électronique doit également être mentionné.
La preuve du dépôt doit être conservée par le tiers pendant une durée de un an à partir de la date d'envoi et doit comporter les mentions suivantes : le numéro d'identification de l'envoi, les nom, prénom et adresse du destinataire ainsi que la date et l'heure d'envoi.

Le tiers chargé de l'acheminement doit informer le destinataire qu'une lettre recommandée électronique va lui être adressée et qu'il a la possibilité de la refuser ou de l'accepter pendant un délai de 15 jours à partir de la notification de l'information.
- Si le destinataire accepte la lettre recommandée, le tiers adresse le courrier à l'adresse électronique, une preuve de l'envoi sera transmise à l'expéditeur par courrier électronique.
- Si l'expéditeur ou le destinataire non professionnel ont demandé la distribution de la lettre recommandée électronique sous la forme papier le tiers doit l'imprimer et la mettre sous enveloppe. Le nom de la personne ayant accepté la lettre, la pièce justifiant son identité, la date de remise ou de présentation et le numéro d'identification de l'envoi doivent figurer sur la preuve de distribution.
En cas d'absence du destinataire, le prestataire chargé de la distribution doit informer le destinataire de la mise en instance de la lettre recommandée pendant 15 jours.