Nos astuces pour alléger la gestion administrative de votre cabinet

Le 08.07.2019 par Jean-Jacques Cristofari
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A l’heure où, face à des demandes croissantes de prises en charge, les médecins demandent que du temps de travail administratif soit libéré en faveur de leur exercice médical, il est plus que jamais indispensable de mettre en place de bonnes pratiques pour mieux gérer les tâches administratives de son cabinet médical.

Le temps de travail que les médecins – en particulier généralistes – doivent consacrer à cet ensemble de tâches n’a fait que accroître au fil des années (4h45 par semaine selon une enquête de l’IRDES en 2009, 13 heures et 6 minutes en 2018 selon une étude plus récente), au point de détourner les jeunes générations de l’exercice libéral au profit d’une pratique salariée.

Comptabilité, informatique, télétransmission, vérification des tiers payants, commandes de matériel, documents à remplir pour la sécurité sociale, demandes d’allocations au bénéfice des patients, mises à jour des dossiers administratifs des patients, gestion du personnel du cabinet, du matériel médical, des remplaçants, relations avec les confrères, protocoles de soins des malades… : la liste - loin d’être exhaustive – de vos tâches administratives est lourde à gérer et nécessite de bien vous organiser en amont de votre activité médicale pour éviter d’être rapidement submergé par ce qui ne relève pas nécessairement du cœur de cette dernière.

La grande consultation de l’Ordre des médecins de 2015 a clairement fait ressortir :

  • que les médecins subissent trop de contraintes administratives (97 % des répondants) ;
  • qu’il est prioritaire et important de réduire la complexité administrative pour augmenter le temps médical (98 % des répondants).

Quelles bonnes pratiques pour faciliter la gestion administrative de votre cabinet médical ?

Disposer d’un secrétariat médical bien formé – et bientôt d’une assistante médicale - pour notamment organiser et tenir les dossiers médicaux papier, gérer les courriers et les comptes rendus ainsi que les rendez-vous patients, est sans doute une des réponses les plus efficaces.

A ce pilier peuvent s’ajouter d’autres recommandations, telles que :

  • associer au cabinet un bon système d’information (logiciel médical) pour la gestion des dossiers médicaux ;
  • bien gérer son planning pour éviter d’être débordé ;
  • préparer les documents administratifs en amont et en vue des rendez-vous ;
  • organiser des créneaux pour les urgences ;
  • déléguer certaines tâches (transfert de compétences vers les infirmier-e-s , gestion du matériel médical – commandes -, prises de rendez-vous vers un autre professionnel de santé, par le secrétariat…) ;
  • sous-traiter à l’extérieur quand cela est possible (entretien des locaux, de l’informatique, comptabilité, recours à des plateformes de rendez-vous téléphonique) ;
  • se former au besoin à la gestion des relations humaines, voire à la communication

Bien des tâches dites non médicales peuvent être déléguées, dès lors qu’elles relèvent :

  • d’une gestion administrative ou pratique de votre cabinet médical ;
  • ou encore de l’accompagnement de vos patients dans leur parcours de soins ou leur vie quotidienne.

Aussi n’hésitez pas à faire la part des choses entre l’essentiel et le secondaire.

« La formation des médecins à la gestion, au management, aux ressources humaines, aux aspects administratifs et techniques font cruellement défaut dans notre formation initiale et continue », déclare le Pr Louis Druais dans un rapport remis en 2015 à la ministre de la Santé), resté sans réponse. Il apparaît sans doute plus que jamais urgent de répondre à cette commande.

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