Les 5 règles pour bien manager les salariés de votre cabinet ou MSP

Employé de ménage, secrétaire-réceptionniste ou médical… : vous comptez un ou plusieurs salariés au sein de votre cabinet ou de votre MSP ? Votre personnel requiert une attention particulière si vous voulez entretenir leur motivation et limiter les risques de tension. Travailler dans des conditions agréables, tout le monde y gagne ! Y compris vos patients qui apprécieront de ne pas être reçus dans une ambiance tendue. Alors comment bien manager ? Voici 5 conseils.

1. Dès le départ, veillez à bien accueillir et intégrer votre salarié

Vous connaissez l’expression : « Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire bonne impression » ? Pensez-y lorsque vous préparerez la venue d’un nouveau salarié ! Si celui-ci se sent mal intégré, vous prenez le risque de démarrer vos relations de travail sur de mauvaises bases.

Comment évitez cela ?

• Avant l‘arrivée de votre collaborateur, assurez-vous qu’il dispose de tous les équipements dont il aura besoin (informatique, fourniture, outils…). S’il s’agit d’une secrétaire médicale, définissez précisément ses missions avec vos confrères ainsi que la répartition de son temps de travail entre chacun d’entre vous. Il peut être utile de prévoir pour elle des outils d’aide à la prise de rendez-vous en ligne et à la gestion des plannings, afin de la soulager et de lui libérer du temps pour la gestion des courriers, la coordination avec les autres médecins… ;
• Le jour J, veillez à être présent pour accueillir votre salarié. Présentez-le à tout le monde et expliquez-lui le fonctionnement de votre cabinet ou MSP ;
• Durant les premières semaines, montrez-vous disponible pour faciliter cette période de prise de poste.

2. Préoccupez-vous de l’environnement de travail de votre salarié

En tant qu’employeur, il vous revient d’assurer la santé et la sécurité de votre salarié. Mais au-delà de l’obligation, il s’agit tout simplement de veiller à son confort et à la qualité de son environnement de travail. Objectif : lui donner les moyens de remplir ses missions dans de bonnes conditions.
Dans le cas d’une secrétaire médicale par exemple, l’ergonomie de la banque d’accueil va revêtir une dimension importante. Soyez vigilant entre autres à l’ambiance thermique, lumineuse et acoustique, mais aussi au choix du fauteuil ou encore du matériel informatique.
De manière indirecte, veillez à l’aménagement de votre salle d’attente et à la zone de confidentialité. En effet, certains facteurs (promiscuité, aération insuffisante…) peuvent parfois conduire certains patients à devenir nerveux. Des patients face auxquels votre secrétaire se trouve en première ligne.

3. Soyez vigilant à la gestion des ressources humaines

La rédaction du contrat de travail nécessite de grandes précautions : vous devez notamment faire attention à rester conforme à la convention collective de votre activité (médicale, dentaire…). N’hésitez pas à demander conseil à un avocat.
Après le recrutement, efforcez-vous d’être rigoureux quant aux problématiques de gestion des ressources humaines : calcul et versement des salaires, congés, temps de travail, droit à la formation… En faisant votre maximum pour éviter les erreurs, vous préserverez la confiance de votre salarié et limiterez les risques de conflit.
Enfin, rappelons que vous avez l’obligation de proposer à votre collaborateur une complémentaire santé.

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4. Faites preuve de bon sens pour être… un bon manager !

D’un point de vue juridique, il existe un lien de subordination entre vous et votre salarié. Cette relation suppose une notion étrangère à celle qui vous lie à vos confrères : l’encadrement.
Voici quelques règles de base pour être un bon manager :

• adaptez-vous à votre collaborateur, en prenant en compte son tempérament et son mode de travail ;
• soyez attentif et faites preuve de reconnaissance : accusez réception des demandes qui vous sont faites (et donnez suite !), tenez-vous au courant (aimablement) de l’avancée d’une tâche, formulez des encouragements et/ou des remerciements appuyés lors de situations délicates ou de missions réussies…

A noter : pour apprendre à tirer le meilleur de votre salarié, sachez qu’il existe de nombreuses formations pour apprendre à bien manager, effectuer la gestion administrative de son personnel…

5. Si nécessaire, recadrez votre collaborateur… avec méthode

En dépit de toutes vos précautions, des difficultés peuvent survenir. Comment gérer un employé difficile ? Tout dépend de la gravité du problème.

• Formuler un reproche à votre salarié

Vous n’êtes pas totalement satisfait du travail de votre collaborateur ? Il convient d’éviter d’émettre vos critiques en présence de tiers. Isolez-vous avec l’intéressé : vous favoriserez des échanges posés et constructifs.

• Recadrer votre collaborateur

Vous constatez une attitude peu professionnelle, des erreurs évitables… ? S’il est déconseillé de réagir à chaud après un incident, mieux vaut ne pas laisser trainer la situation. Vous devez organiser un entretien de recadrage. Dans ce cadre, restez toujours factuel dans vos propos et insistez sur votre volonté de trouver des pistes d’amélioration. Rappelez quels sont les attendus et mettez-vous d’accord sur les actions à mettre en place pour corriger le tir.

• Sanctionner votre collaborateur

Vos premières démarches n’ont pas suffi à redresser la barre ? Votre collaborateur a un comportement fautif (retards répétés, négligence, insubordination…) ? Il est temps d’envisager des sanctions d’ordre disciplinaire. L’une d’entre elles consiste en l’envoi d’une lettre d’avertissement, dans laquelle vous listerez les erreurs observées et inviterez la personne à corriger le tir. En dernier recours, il vous reste la possibilité d’un licenciement, sous réserve de respecter scrupuleusement les procédures légales.

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En conclusion, pour bien manager vos salariés, un seul mot d’ordre : la communication ! L’instauration d’un dialogue de qualité au quotidien est une des clés pour une gestion fluide et efficace de votre cabinet ou MSP.