L'importance du dossier médical et sa conservation par le chirurgien-dentiste

Le 22.12.2020 par Dr Henri CHANEAC, Chirurgien-dentiste conseil MACSF
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Tenue et conservation du dossier médical dentaire

Le dossier médical constitue la pièce centrale de l’analyse en cas de litige : doivent en effet s’y trouver consignées toutes les informations personnelles du patient (identité, coordonnées…) ainsi que toutes les données de santé : actes dispensés, imageries, correspondances, devis, consentement, éléments comptables, etc.

Son caractère exhaustif est donc primordial pour l’analyse technique et administrative lors d’expertises. Incomplet ou négligé, il ne permettra pas de l’étayer par des bases objectives ni de démontrer l’absence de manquement. Le praticien mis en cause ne pourra être pleinement défendu quand bien même la pratique serait techniquement conforme.

Mais, un deuxième écueil est régulièrement rencontré : la perte, matérielle ou immatérielle, du dossier médical par le praticien.

Sommaire

Les obligations dans la tenue et la conservation des données du dossier dentaire >
Les méthodes de protection et sauvegarde des données >
Quelle conduite adopter quand un praticien quitte un cabinet ? >
Quelles sont les sanctions en cas de perte des données médicales ? >

Les obligations dans la tenue et la conservation des données du dossier dentaire

La loi du 4 mars 2002, dite "loi Kouchner", a précisé les modalités de tenue d’un dossier médical, reprise sous forme de recommandations dans son application par la HAS.

Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) définit les consignes dans ce domaine, et il n’est plus nécessaire d’adresser de déclaration à la CNIL. La législation impose à tout organisme qui gère des données personnelles la tenue d’un registre des traitements, dont la gestion incombe au responsable de traitement. Ce registre est le plus souvent accessible depuis les logiciels dédiés à la profession.

De ce fait, chaque chirurgien-dentiste exerçant à titre libéral est personnellement responsable de la conservation des données de ses patients (article R. 4127-45 du Code de la santé publique). Ces derniers doivent pouvoir être informés par voie d’affichage dans le cabinet (parmi tant d’autres obligatoires), la remise d’une note d’information ou la mention sur le site Internet du praticien de leur collecte.

Le recueil de données médicales impose légalement la conservation du dossier pendant 10 ans après la consolidation du dommage (article L.1142-88 du CSP). Cette notion étant vague et parfois difficile à définir, il est recommandé un minimum de 20 ans, si ce n’est davantage.

Il est essentiel de protéger ces données pour prévenir vols (physiques ou piratages informatiques), pannes et dégâts (eau, incendie) matériels.

Les méthodes de protection et sauvegarde des données

Pour justifier de l’impossibilité à produire le dossier médical de leurs patients, les chirurgiens-dentistes évoquent souvent des pertes de données liées à un changement de matériel ou de logiciel.

Il est utile de vérifier l’agrément DSIO (Données Standard pour l’Informatique Odontologique) ou, à l’avenir, TDIO (Transfert de Données Informatiques en Odontologie) du logiciel afin de pouvoir exporter les données essentielles mais limitées (fiche d’actes sans détails par exemple) depuis l’ancien vers le nouveau software. Cependant, certaines informations ne peuvent être encodées dans ce format : données cliniques, plans de traitement, radiographies, etc., ce qui limite les renseignements produits.

Malheureusement, quelques éditeurs rechignent à accompagner leurs clients dans le transfert de leur base de données.

Une alternative consiste à utiliser en parallèle l’ancien et le nouveau logiciel dentaire ou radiographique, afin de conserver toutes les informations utiles. Seul le plus récent sera utilisé au quotidien, à partir d’une base vierge ; les anciennes données ne seront que consultées, sans y apporter de modifications. Cela peut toutefois nécessiter une prolongation de la licence.

Les cabinets dentaires évoluant progressivement vers le tout-numérique, les outils de sauvegarde intégrale chiffrée, en local et à distance (cloud archive) sont à privilégier. Les risques physiques et informatiques sont alors entièrement couverts.

A cet effet, le ministère de la Santé n’approuve que certains hébergeurs par la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé), car ils répondent à des conditions de sécurité adaptées.

Si le chirurgien-dentiste est censé pouvoir disposer pleinement des informations de ses patients, force est de constater qu'il n'en a pas la parfaite maîtrise dans la pratique. Il demeure toutefois entièrement responsable de leur conservation et protection.

Quelle conduite adopter quand un praticien quitte un cabinet ?

Les équipes soignantes de cabinet ne sont pas immuables, et chaque chirurgien-dentiste peut être amené à modifier son exercice au cours de sa carrière.

La collaboration

Rappelons que tout collaborateur libéral dispose de sa propre patientèle. En cas d’arrêt de la collaboration, il doit donc emporter une copie de ses données et non les laisser uniquement dans la base du titulaire. La difficulté réside dans le tri minutieux des données en fonction des différents praticiens du même cabinet, si la base de données leur est commune.

La SELARL

A l’inverse, dans le cas d’une SELARL, la patientèle appartient à la société. C’est donc à cette dernière qui revient d’assurer la conservation des données médicales et les communiquer au patient si celui-ci en fait la demande.

La cessation d'activité

Enfin, lors d’une cessation d’activité (retraite, déménagement, maladie, etc.), le chirurgien-dentiste doit mettre ses dossiers à disposition de son éventuel successeur. En l’absence de repreneur, il doit les conserver lui-même ou les confier à une société d’archivage, voire les adresser à chacun de ses patients (!). Les conseils Ordinaux, souvent sollicités, ne peuvent logistiquement assumer la conservation de ces éléments.

> Pour aller plus loin, consulter notre article "Départ en retraite : que deviennent les dossiers médicaux ?".

Quelles sont les sanctions en cas de perte des données médicales ?

Outre le fait de priver le praticien d’une défense optimale en cas de litige, la perte des données médicales, avec pour conséquence l’impossibilité de communiquer au patient son dossier, peut conduire à divers types de  sanctions.

Ce dernier peut solliciter le Conseil de l’Ordre, lequel déterminera la nature de cette éventuelle sanction.

S’il estime subir un préjudice, il peut saisir le tribunal judiciaire.

Enfin, la CNIL est compétente pour sanctionner financièrement un praticien pour non-respect du droit d’accès aux données médicales par le patient. Ces amendes s’élèvent jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel.

Il est donc fortement recommandé aux praticiens de porter la plus grande attention à la gestion et la conservation des dossiers médicaux, d'autant plus en cas de litige avec un patient : la responsabilité du chirurgien-dentiste peut être retenue pour carence à ce niveau.

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