Identitovigilance : le bon soin pour le bon patient

L’histoire...

"Les deux premiers enfants inscrits sur le programme opératoire doivent subir l’un une chirurgie ORL et l’autre une chirurgie urologique. Ils sont appelés en même temps par le brancardier de l’unité pour être acheminés jusqu’à l’entrée du bloc opératoire. L’habitude des soignants, afin d’humaniser leurs rapports avec les enfants et réduire l’impact traumatique de l’intervention, est de les appeler par leur prénom.

Il se trouve que les deux premiers enfants ont le même prénom.

Le brancardier du bloc accueille le premier enfant et, après une transmission orale avec le brancardier de l’unité ambulatoire, l’emmène dans la salle de pré anesthésie d’ORL sans vérifier ni le nom du chirurgien référent ni l’identité complète de l’enfant. Le deuxième enfant reste en attente dans le sas de transfert du bloc opératoire.

En déroulant la check-list sécurité du patient au bloc opératoire, l’anesthésiste s’aperçoit à la lecture des informations du dossier et du bracelet d’identification, que l’enfant qu’il s’apprête à anesthésier pour une chirurgie ORL doit en fait bénéficier d’un acte de chirurgie urologique…"

Extrait d’un document de la Haute Autorité de Santé : SECURITE DU PATIENT – GERER LES RISQUES – EIAS – Comprendre pour agir sur les événements indésirables associés aux soins – Février 2013

Quel professionnel de santé ne s’est pas trouvé un jour confronté à une problématique en lien avec l’identité d’un patient ?

Les établissements de santé ont vocation à recevoir un nombre important de patients chaque jour, chaque semaine. Ces structures sont des systèmes complexes, dans lesquels de nombreux métiers travaillent ensemble autour des malades.

Les organisations doivent être rigoureuses pour ne pas générer de risque, mais, malgré toutes les précautions qui peuvent être prises, des erreurs existent, même si la vigilance de chacun est optimale à chaque instant.

L’incident relaté ci-dessus a pu être rattrapé, car les barrières de prévention ont fonctionné ; même si une rupture est survenue dans la chaîne de sécurité construite autour de la vérification d’identité, les autres maillons ont fonctionné à plein, permettant de pallier les manquements en amont.

Malheureusement, d’autres situations cliniques n’ont pas eu une issue aussi heureuse :

• un patient a reçu un traitement qui ne lui était pas destiné, et est décédé rapidement dans les suites immédiates de son administration ;
• un malade qui devait se faire opérer d’une fissure annale a en fait bénéficié d’une cure de hernie inguinale ;
• un jeune enfant venu pour une posthectomie et qui a finalement quitté la structure de soins sans ses amygdales ;
• une patiente devant bénéficier d’une phlébectomie est rentrée chez elle sans sa vésicule biliaire ;
• un patient hospitalisé a eu une échographie transoesophagienne à la place de son voisin de chambre.

Tous ces retours d’expérience ont incité les experts à développer des barrières de prévention complémentaires.

Le concept d’identitovigilance s’est considérablement renforcé ces dernières années.

Même si le concept se définit comme une vigilance, l’identitovigilance n’est pas considérée comme une vigilance réglementaire, à l’instar de l’hémovigilance, de la matériovigilance, de la pharmacovigilance… Mais elle est devenue une priorité de santé publique dans la dynamique « sécurité des patients » développée au niveau national et même mondial.

L’Organisation Mondiale de la Santé, en mai 2007, a lancé les « Neufs solutions pour la sécurité des patients » afin de sauver des vies et d’éviter les préjudices. Ce programme de travail est proposé alors que le constat des erreurs commises au niveau des soins de santé affecte 1 patient sur 10 dans le monde. L’une de ces solutions porte sur l’identitovigilance.

La Haute Autorité de Santé (HAS) a défini, dans la certification V2010 et V2014, le critère 15a « Identification du patient à toutes les étapes de sa prise en charge » comme une Pratique Exigible Prioritaire (PEP).

La Direction Générale de l’Offre de Soins (DGOS) a lancé, en novembre 2011, le programme Hôpital Numérique, plan stratégique de développement et de modernisation des SIH pour la période 2012-2016, pour mettre à niveau les Systèmes d’Information Hospitalier (SIH) par un développement et une modernisation de ces derniers. Elle propose une boîte à outils pour atteindre les pré-requis nécessaires à un niveau de maturité commun pour l’ensemble des établissements de santé. Dans ces pré-requis, la structure de soins doit disposer d’une base « patients » de qualité, afin de fiabiliser leur identification.

La DGOS définit dans l’instruction DGOS/MSIOS n° 013-281 du 7 juin 2013, le recueil de l’identité du patient comme l’une des toutes premières étapes de sa prise en charge, et précise que seuls le nom de famille (appelé aussi nom de naissance), le sexe et la date de naissance doivent être retenus au titre des traits (données) stricts.

L’absence de fiabilisation de l’identité d’un patient, dans le SIH de l’établissement de santé, expose à des risques divers. Voici un exemple de cartographie :

• risques pour les usagers eux-mêmes : car ce sont les malades qui sont impactés en premier lieu, occasionnant des dommages et générant des réclamations ou des plaintes ;
• risques d’ordre administratif : doublons (plusieurs dossiers potentiels non rassemblés avec perte d’informations), collision (deux personnes physiques confondues, voire un dossier pour deux personnes), usurpation (générant un danger immédiat pour la personne avec des données fausses, et retardées pour le titulaire pour le prochain séjour), modification d’identité, accès aux informations. Tous ces événements sont rencontrés fréquemment en établissement de santé ;
• risques d’ordre médical : la saisie d’une mauvaise identité, et surtout l’absence de domaine principal d’identification pour chaque établissement, exposent à des erreurs diagnostiques (transmission d’un mauvais résultat), thérapeutiques (dans les cas d’homonymie), d’interventions chirurgicales, d’examens de laboratoires (avec des étiquettes ne correspondant pas au patient) ;
• risques d’ordre économique et financier : difficultés dans la facturation et le recouvrement lorsque les données d’état civil sont inexactes.

Tous ces risques existent et sont connus dans tous les établissements de santé. Les incidents ou accidents sont de gravité variable, selon les situations. Ils peuvent être corrigés si un système de vigilance est mis en place.

L’identité d’une personne est la représentation administrative d’une personne physique.

L’identitovigilance est le système de surveillance et de prévention des risques d’erreurs liées à l’identification des patients.

Ce système est global, et chaque professionnel évoluant au sein d’un établissement de santé y est engagé, sans oublier les patients eux-mêmes.

L’identitovigilance est avant tout un objectif avant d’être une définition. Il faut pour cela passer de l’identité administrative à but de facturation à une culture d’identification clinique dans le cadre d’une démarche globale de qualité et de sécurité des soins.

Présentation ARS Auvergne – Qu’est ce que l’identitovigilance dans un établissement de santé – P. FRESSY – Ambert 2011

Dans le programme de travail de l’OMS de mai 2007 sur la sécurité des patients, la solution 2 fait un focus sur l’identification des patients.

A partir des données chiffrées de l’agence nationale du Royaume Uni pour la sécurité des patients (236 incidents et problèmes évités de justesse dus à l’absence de bracelets d’identification ou à des bracelets portant des informations erronées, recensés de novembre à juillet 2005) et du ministère des anciens combattants des Etats-Unis d’Amérique (défaut d’identification dans plus de 100 analyses individuelles des causes profondes d’erreurs de janvier 2000 à mars 2003), les mesures suivantes sont proposées :

• faire en sorte que les organismes de prestations de soins disposent de systèmes d’informations pour contrôler les identités des malades pris en charge, à partir de deux éléments d’identification au moins, avec la pose d’un bracelet d’identification à chaque patient, dans le cadre de protocoles de vérifications validés en équipe, sans oublier la participation du patient ;
• prévoir et développer des formations sur ces procédures de vérification pour chaque professionnel de santé ;
• éduquer les patients sur l’importance du port du bracelet, tout en respectant la confidentialité et le respect de la vie privée.

La HAS, dans son manuel de certification et plus précisément dans sa PEP 15a, exprime son souhait de constater, lors de la visite des experts visiteurs, la mise en place d’un système de surveillance, de correction et de prévention des erreurs, et de sa maîtrise au sein de la structure.

La DGOS, quant à elle, dans le cadre du programme Hôpital Numérique, propose une méthode de mise en œuvre de l’identitovigilance en établissement de santé dans sa fiche pratique 1.

S’appuyant sur les travaux du Groupement pour la Modernisation du Système d’Information Hospitalier (GMSIH) d’avril 2002, cette fiche présente un cadre méthodologique.

Elle préconise l’élaboration d’une politique institutionnelle de gestion des identités (politique d’identification et rapprochement d’identités), formalisée dans une charte d’identification et dans une charte de rapprochement d’identités (partage des identités). Ces chartes devraient être définies par les Autorités Gestion de l’Identification (AGI) ou Autorités Gestion du Rapprochement (AGR), ainsi que les moyens à mobiliser pour leur mise en œuvre.

Enfin, la Cellule d’IdentitoVigilance (CIV) est l’organe opérationnel de cette politique ; elle a en charge la surveillance et la prévention des erreurs et des risques, sans oublier la nomination d’un référent local.

La majorité des établissements de santé a pris en compte ces recommandations, et un grand nombre d’entre eux ont mis en place une Cellule d’IdentitoVigilance. Cette cellule définit la politique institutionnelle et détermine les actions à mettre en œuvre. Le choix a été fait de positionner le décisionnel et l’opérationnel au sein de la même instance, dans un souci de plus grande efficacité et en tenant compte des ressources disponibles. Un représentant de la direction est toujours présent dans cette instance.

Les personnes impactées par cette dynamique sont souvent les Départements d’Information Médicale, la Direction des Système d’Information Hospitalier et les responsables des Admissions-Facturation, sans oublier les représentants des soignants.

Pour les actions déterminées par la CIV, la rédaction d’une charte de l’identitovigilance, approuvée par les instances gouvernantes et les Commissions Médicales d’Etablissement, est la règle.

La charte de rapprochement d’identités n’est pas encore présente partout.

La rédaction de procédures est effective, et notamment celle qui décrit la création des identités. Les traits (éléments d’informations) propres à chaque patient sont définis et permettent d’attribuer un Identifiant Permanent Patient (IPP). La présentation d’une pièce d’identité est obligatoire dans de nombreuses structures.

La procédure qui décrit les solutions à mettre en œuvre chaque fois qu’un problème est rencontré est également généralisée.

Le port d’un bracelet d’identification est maintenant présent dans tous les établissements ou presque. Celui-ci est créé lors de l’admission ou à l’accueil du patient dans les services de soins. Les procédures de vérification vont de paire.

Les campagnes de sensibilisation et d’informations à destination des patients (par voie d’affichage notamment) sont présentes dans tous les établissements. Les explications sont répétées chaque fois que nécessaire pour les rassurer : cette dynamique est développée pour eux, pour leur sécurité : « une mauvaise identité est un risque pour votre prise en charge ».

Les campagnes de formation et de sensibilisation des professionnels de santé se développent afin de responsabiliser tous les intervenants autour du patient : « la création d’une identité en secteur de soins est la première étape de l’acte de soins ».

Et, comme pour toute démarche qualité, un suivi d’indicateurs est construit pour évaluer la performance du système :

• taux de doublons,
• taux de collisions,
• taux d’usurpations,
• taux de modifications d’identités,
• taux de fusions d’identités, et donc de dossiers potentiellement, à risque.

L’identitovigilance permet de prévenir de nombreuses erreurs graves évitables.

Tous les professionnels exerçant au sein d’un établissement de santé sont concernés : les administratifs, les soignants médicaux et paramédicaux.

La sensibilisation des patients à cette problématique devrait permettre de les rendre acteurs de cette dynamique.

Les erreurs sont très souvent d’origine humaine : il convient de ne baisser la garde à aucun moment.

Cette politique, pour réussir, nécessite un engagement de la Direction Générale de chaque établissement, notamment dans l’organisation mise en œuvre et dans les moyens mobilisés.

Pour aller plus loin

> Guide de référence de l’Identitovigilance en région PACA et Annexes – Version 1.08

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