Accueil, secrétariat, coordination : les moyens humains à mutualiser

Le 18.12.2017
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Pour le bon fonctionnement de votre MSP, vous serez probablement amené à mettre en commun certaines fonctions. Voici ce qu’il faut savoir.

Dans une MSP, il est naturel de partager certaines fonctions importantes dans la vie quotidienne de la structure. Soit parce qu’elles favorisent la coordination et l’approche transversale au sein de l’équipe, soit parce qu’elles contribuent au bien-être général de la maison de santé. Concrètement, comment organiser la mise en commun de ces moyens humains ? Quels postes sont les plus susceptibles d’être mutualisés ?

L’accueil/secrétariat et la coordination : deux postes souvent mutualisés

 

Dans la pratique, les maisons de santé mutualisent souvent leurs fonctions d’accueil, de secrétariat et de coordination. Logique : ces postes jouent un rôle crucial dans la circulation de l’information et la gestion de la structure.  

Mutualiser l’accueil et le secrétariat

Les personnels d’accueil et de secrétariat sont les premiers interlocuteurs des patients. Leur mission est précieuse pour l’ensemble de l’équipe.

D’abord, parce qu’ils vous libèrent de tâches administratives chronophages, ce qui vous permet de mieux vous consacrer à vos patients. 
 

Mutualiser la coordination

Les maisons de santé ont également tendance à mettre en commun le poste de coordinateur, particulièrement stratégique dans une structure basée sur une approche globale du soin. 

Le coordinateur joue notamment un rôle décisif dans la gestion et la mutualisation des moyens humains. Car si le contenu de son poste varie d’une MSP à l’autre, la gestion du personnel fait souvent partie de ses missions :

  • Dans la phase de recrutement : rédaction et diffusion d’annonces, rédaction de profil de poste, participation à la préparation du contrat de travail…
  • Et dans l’exécution des contrats de travail : participation aux entretiens, suivi du contrat, gestion des congés et des plannings, remplacements, gestion de la formation… 

Quelles formules possibles pour mettre en commun les moyens humains ?
 

Possibilité n°1 - externaliser

 
Standard téléphonique, prise de rendez-vous, nettoyage des locaux, coordination… Vous pouvez choisir d’externaliser certaines tâches.

Avantage : vous n’avez pas à gérer vous-même le personnel (congés, maladie, salaires…), ce qui peut vous simplifier la vie. 

Inconvénients :

  • le coût est souvent dissuasif,
  • vous ne pouvez pas intervenir sur les conditions de travail du personnel,
  • comme vous n’êtes pas l’employeur direct de votre personnel, vous n’avez pas autorité sur la qualité de son travail ou son comportement.

 

Possibilité n°2 - recruter vos propres salariés

 
L’autre possibilité, plus classique, c’est bien sûr que la MSP recrute ses propres salariés.

Avantage : vous pourrez associer ces nouveaux membres au projet de santé et créer une une dynamique constructive, un véritable esprit d’équipe au sein de la MSP.

Inconvénient : une certaine lourdeur administrative (bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales…). Vous pouvez toutefois confier une partie de ces tâches administratives à un expert-comptable ou avoir recours à des systèmes comme le Titre emploi service entreprise (TESE).

Encouragez vos salariés à se former !

Dans un secteur qui évolue aussi vite que la santé, il est essentiel de mettre à jour ses compétences. Alors encouragez vos salariés à suivre les programmes de formation à leur disposition. C’est une chance pour eux, et pour l’ensemble de la MSP.

 

Pour conclure, quel que soit votre choix (externalisation et/ou salariat) et les fonctions que vous mutualisez, prenez soin de bien encadrer tout cela dans le règlement intérieur de la MSP. Vacances, répartition des temps de travail et des charges… Plus le document sera complet et de qualité, plus vous éviterez d’éventuelles discordes. 

  
Vous envisagez de vous lancer dans l’aventure MSP ? Vous avez des questions ou besoins de retours d’expérience sur les maisons de santé ? Venez échanger sur le forum avec d’autres pros de santé.
 

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