Le dossier médical en santé au travail : le CNOM rappelle les règles

Le 16.05.2019 par Stéphanie TAMBURINI, Juriste
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Le dossier médical en santé au travail

En médecine du travail, l’intervention passe presque exclusivement par des actions à visée préventive et répond à des règles spécifiques. Les informations recueillies dans ce cadre nécessitent un traitement particulier, qui peut être différent de celui de la médecine de soins. Ainsi, c’est la loi du 9 novembre 2010 portant réforme des retraites qui réglemente le dossier médical en santé au travail. Dans un rapport adopté les 17 et 18 décembre 2015, le Conseil national de l’Ordre des médecins (CNOM) rappelle ces règles spécifiques.

Que contient le dossier médical en santé au travail ?

Le dossier, constitué pour chaque salarié, comporte les éléments suivants :

Données administratives :

  • fiche d’identification du salarié
  • identification de l’entreprise

Données de santé au travail :

  • postes occupés successivement par le salarié
  • éléments relatifs au poste de travail, et notamment les risques et dangers qui y sont liés
  • attestation d’exposition, le cas échéant
  • avis éventuels du médecin inspecteur du travail
  • écrits adressés à l’employeur pour signaler, le cas échéant, un risque pour la santé du travailleur

Données personnelles de santé :

  • antécédents personnels
  • conclusions des examens cliniques
  • éléments formalisés des entretiens infirmiers
  • comptes rendus des examens complémentaires éventuels
  • correspondance technique avec l’employeur (comptes rendus, propositions du médecin du travail)
  • avis d’aptitude ou d’inaptitude
  • pathologies professionnelles déclarées
  • un « bloc note » confidentiel peut permettre de noter les éléments confidentiels relatifs à des pathologies sans rapport avec l’exercice de la profession, qui ne sont ainsi pas accessibles à d’autres médecins intervenant dans le dossier.

A qui le dossier en santé au travail peut-il être transmis ?

Les règles générales relatives à l’accès aux données relatives à la santé s’appliquent, avec toutefois quelques spécificités. Peuvent accéder au dossier :

  • le salarié et ses ayants droit, dans les conditions fixées par les articles L. 1111-7 et L. 1110-4 du code de la santé publique (CSP) (cadre général).
  • le médecin explicitement désigné par le salarié (dans ce cas, la copie du dossier est transmise soit par l’intermédiaire du salarié s’il le souhaite, soit directement au médecin désigné).
  • un autre médecin du travail qui poursuit la prise en charge
    • si un médecin est identifié, le dossier lui est transmis sauf opposition du salarié
    • si aucun médecin n’est identifié, le nouveau médecin, une fois désigné, doit recueillir l’accord écrit du salarié pour obtenir transmission de son dossier par l’ancien médecin du travail.
  • un autre médecin du travail, remplaçant le médecin du travail habituel, sauf opposition du salarié.
  • l’équipe pluridisciplinaire instaurée par l’article L. 4622-8 du code du travail (CT), uniquement pour ce qui est nécessaire à la prise en charge, après information du salarié et sauf opposition de sa part. En revanche, le psychologue n’est pas professionnel de santé et ne peut donc accéder au dossier.
  • le médecin inspecteur du travail, en cas de risque pour la santé publique, ou sur demande de ce médecin, sans qu’il soit possible pour le salarié de s’y opposer.

Quels éléments du dossier en santé au travail sont communicables ?

Tous les éléments du dossier sont communicables au salarié, sauf :

  • les informations mettant en cause des tiers ou recueillies auprès de tiers.
  • les informations pouvant dévoiler un secret de fabrique ou des informations confidentielles concernant l’entreprise.
  • les notes personnelles du médecin, qui ne sont pas destinées à être conservées car ne pouvant être considérées comme contribuant à l’élaboration et au suivi du diagnostic. C’est, là encore, un principe général qui s’applique à tout dossier médical.

Quel est le support du dossier en santé au travail ?

Le dossier peut exister sous format papier ou informatisé. Il existe par ailleurs quelques règles spécifiques en santé au travail :

  • lorsque l’entreprise a un serveur central, le dossier informatisé ne doit pas être mêlé à d’autres données et doit être indépendant fonctionnellement. En effet, il ne saurait être question que l’employeur puisse, d’une manière ou d’une autre, accéder aux données médicales personnelles des salariés. Les données doivent évidemment être chiffrées.
  • le serveur ne doit être accessible qu’aux personnes dûment identifiées et habilitées (idéalement, une carte CPS doit être utilisée).
  • le choix du logiciel ne peut relever uniquement de l’employeur, qui doit consulter les médecins utilisateurs.
  • tous les accès doivent être tracés.

Comment conserver le dossier en santé au travail ?

La règle générale posée par l’article R. 4127-96 du CSP s’applique : le dossier est conservé sous la responsabilité du médecin qui l’a établi. Il peut éventuellement confier cette responsabilité à l’infirmière placée sous son autorité.

En médecine du travail, cela suppose donc que :

  • l’employeur ne peut imposer au médecin du travail les conditions de conservation des dossiers.
  • l’employeur doit donner les moyens au médecin du travail pour que soit assurée la confidentialité des dossiers, notamment grâce à des locaux sécurisés. La conservation à distance (par exemple, au siège de l’entreprise situé sur un autre site) est déconseillée.
  • en cas de cessation définitive d’activité de l’entreprise, le médecin du travail peut inciter les salariés à demander une copie de leur dossier et les entreprises à faire héberger les dossiers restants chez un hébergeur agréé. Les dossiers des salariés exposés, dans le cadre de la surveillance médicale renforcée, sont transmis au médecin inspecteur du travail.

Combien de temps les données du dossier de santé au travail doivent-elles être conservées ?

La règle générale est posée par l’article R. 1112-7 du CSP, applicable aux établissements de santé : 20 ans à compter de la dernière consultation.

Mais il existe, en médecine du travail, quelques cas particuliers concernant les salariés nécessitant une surveillance médicale renforcée :

  • exposition à des agents biologiques pathogènes : 10 ans après cessation de l’exposition.
  • exposition à des agents chimiques dangereux et cancérogènes, mutagènes et toxiques pour la reproduction : au moins 50 ans après la fin de l’exposition.
  • exposition à des rayonnements ionisants : au moins 50 ans après la fin de l’exposition.
  • en milieu hyperbare : au moins 20 ans.
  • exposition à l’amiante : 50 ans après la fin de l’exposition.

La destruction du dossier, à l’issue de ces délais, est réalisée sous la responsabilité du médecin du travail.

Pour aller plus loin
> Recommandations de bonne pratique : le dossier médical en santé au travail

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