Quelle est la durée de conservation du dossier en établissement ?
Durée minimum
La règle est posée à l’article R. 1112-7 du code de la santé publique.
En établissement, le dossier doit être conservé pendant 20 ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l'établissement public ou privé ou de la dernière consultation externe en son sein.
Ces délais constituent un minimum. Chaque établissement est libre de fixer des règles plus contraignantes et conserver le dossier plus longtemps.
Durées particulières
- Si la durée de conservation d’un dossier s’achève avant le 28e anniversaire de son titulaire, elle est prorogée jusqu’à cette date anniversaire.
- En cas de décès moins de 10 ans après le dernier passage dans l’établissement, le dossier est alors conservé pendant 10 ans à compter de la date du décès.
- La mention des actes transfusionnels pratiqués et, éventuellement, la copie de la fiche d'incident transfusionnel sont conservées pendant 30 ans à partir de la date de l'acte transfusionnel.
L’impact de l’introduction d’un recours gracieux ou contentieux
Tous les délais mentionnés à l’article R. 1112-7 du code de la santé publique sont suspendus par l'introduction de tout recours, gracieux ou contentieux, visant à mettre en cause la responsabilité médicale de l'établissement de santé ou de professionnels de santé à raison de leurs interventions au sein de l'établissement.
L’élimination des dossiers à l’issue du délai
Une fois les délais écoulés, le dossier médical peut être éliminé. La décision d'élimination est prise par le directeur de l'établissement après avis du médecin responsable de l'information médicale.
Il n'est évidemment pas question d'éliminer purement et simplement les dossiers en les jetant. Des protocoles rigoureux doivent être respectés pour garantir le respect de la confidentialité des informations qui y sont contenues. La destruction doit donc être complète et irréversible, sans possibilité de reconstitution par un tiers qui y aurait eu accès.
À noter
Dans les établissements publics de santé et les établissements de santé privés habilités à assurer le service public hospitalier, un visa de l’administration des archives doit également être obtenu. Cette administration peut décider de conserver indéfiniment certains dossiers, pour des raisons d'intérêt scientifique, statistique ou historique.
Quels sont les délais de conservation des dossiers médicaux pour les libéraux ?
En exercice libéral, il n’existe pas de texte imposant une durée de conservation particulière.
En l’absence de texte, il est d’usage de conserver les dossiers pendant la durée correspondant à la prescription de l’action en responsabilité civile, soit 10 ans à compter de la consolidation du dommage.
La prescription est la durée au-delà de laquelle il n’est plus possible d’introduire une action en responsabilité à l’encontre d’une personne.
Mais attention, nous vous recommandons de conserver les dossiers médicaux des patients bien au-delà de 10 ans, pour plusieurs raisons :
- La notion de consolidation, qui constitue le point de départ du délai, est imprécise et varie selon les cas. Il paraît en fait plus prudent de conserver le dossier pendant 30 ans, voire 48 ans lorsqu’il s’agit d’un patient mineur.
- Le délai peut être suspendu par l’introduction de recours par le patient.
Quelle est la durée de conservation du dossier médical partagé (DMP) ?
Le Dossier Médical Partagé (DMP) permet de centraliser dans une espace numérique les informations médicales d'un patient. Les données qui y figurent peuvent être conservées pendant toute la durée de son utilisation.
Une fois clôturé, le DMP doit être conservé pendant une durée de 10 années à compter du jour de la clôture. Celle-ci peut intervenir du fait d'une volonté personnelle du patient, ou du fait de son décès.
Cette durée de conservation est essentielle pour garantir le droit d'accès du patient à ses données médicales, mais aussi pour préserver la valeur probante du document en cas de nécessité de preuve médicale ou juridique.
Dossier papier ou dossier informatisé : la durée de conservation est-elle différente ?
Le format du dossier, qu'il soit papier ou informatisé, n'a pas d'influence sur le délai de conservation.
Toutefois, la dématérialisation des dossiers offre une garantie de pérennité plus importante, sous réserve évidemment d'être sécurisés. La numérisation présente deux avantages :
- Ils sont moins facilement égarés ou dégradés (par exemple à la suite d'un sinistre survenant au cabinet).
- Ils sont plus facilement accessibles en cas de demande d'accès formulée par le patient.
Pourquoi est-il important de conserver les dossiers médicaux des patients ?
Les enjeux d'une conservation des dossiers médicaux pendant la durée adéquate sont multiples :
- Assurer la continuité des soins en permettant un accès à l'histoire médicale de chaque patient.
- Répondre à une demande d'accès aux informations de la part du patient : celui-ci dispose d'un droit d'accès aux éléments médicaux contenus dans son dossier, auquel le médecin ou l’établissement doit faire droit dans les délais (courts) requis.
- Constituer un moyen de preuve si le médecin voit sa responsabilité engagée par un patient : il pourra ainsi prouver les soins dispensés et les traitements prescrits. C'est d'ailleurs bien la raison pour laquelle la durée de conservation est mise en relation avec le délai de prescription de l'action au civil.
