Étape n°1 : désigner le ou les futur(s) employeur(s)
La question du choix de l’employeur est d’autant plus cruciale que différentes options légales s’offrent à vous.
Votre futur collaborateur peut en effet être embauché comme salarié de :
- l’un des associés seulement, auquel il sera rattaché en exclusivité ;
- plusieurs d’entre vous, chaque associé signant alors un contrat à temps partiel avec le salarié ;
- la société, personne morale que vous avez créée, telle qu’une société civile de moyens (SCM), une société interprofessionnelle de soins ambulatoires (SISA) ou encore une société d’exercice libéral (SEL)
Externaliser : une solution à considérer
Il est également possible que votre futur collaborateur soit salarié d’un tiers. C’est la solution de l’externalisation, particulièrement adaptée à certaines prestations telles que l’accueil et le secrétariat, les prises de rendez-vous en ligne ou le ménage. À la clé : moins de formalités à accomplir et pas d’indemnités de rupture de contrat à verser.
Étape n°2 : recruter le candidat qui convient
Pour s’accorder sur le profil recherché à recruter, posez-vous notamment les questions suivantes :
- De quels fonctions ou savoir-faire avez-vous besoin en priorité ?
- Recherchez-vous quelqu’un à temps plein ou à temps partiel ?
- Le futur salarié doit-il avoir une formation ou un diplôme en particulier ?
- Quid de sa personnalité, de ses compétences relationnelles et de son savoir-être ?
Il est indispensable d’échanger sur ces différents aspects avec vos associés, préalablement à tout processus de recrutement. Vous constaterez peut-être des divergences dans les attentes des uns et des autres, sur lesquelles il convient de statuer avant d’embaucher.
Avez-vous pensé à l’alternance ?
Opter pour un alternant en contrat de professionnalisation ou un apprenti est une solution à considérer lorsque l’on souhaite recruter. Le cas échéant, la recrue ne travaille pour vous qu’à temps partiel puisqu’il lui faut partager son temps entre le cabinet et les cours. L’alternance présente néanmoins deux avantages : c’est un bon moyen d’intégrer progressivement un talent à votre équipe et les charges liées à l’embauche sont réduites.
Étape n°3 : rédiger et diffuser votre offre d’emploi
Une fois dressé le profil de votre futur salarié, une autre étape vous attend : la rédaction de votre annonce de recrutement.
Cet exercice peut s’avérer plus compliqué qu’il n’y paraît : une annonce imprécise peut vous amener à recevoir des candidats qui ne répondent pas à vos véritables besoins, tandis qu’une annonce trop ciblée peut au contraire décourager certains profils pourtant intéressants.
Afin de vous aider dans cette démarche, France Travail met à la disposition des recruteurs un guide pour bien rédiger votre offre d’emploi.
Il vous reste alors à diffuser cette offre pour qu’elle parvienne jusqu’au candidat idéal. En la matière, vous avez plusieurs canaux à disposition, tels que :
- Les Petites Annonces MACSF ;
- Le réseau France Travail ;
- Les petites annonces du Quotidien du Médecin.
Étape n°4 : préparer l’entretien d’embauche
Après avoir rédigé l’offre d’emploi, il vous faut mener un entretien d’embauche. Si c’est la première fois, n’hésitez pas à recourir à l’aide de France Travail.
Le site de l’organisme met à disposition différents outils pour aider les recruteurs à préparer leurs entretiens d’embauche :
- Comment mener un entretien de recrutement (interview en vidéo) ;
- Accompagnement d’un conseiller entreprise (entretien par téléphone) ;
- etc.
Ce sont autant de conseils précieux pour préparer, conduire et analyser vos entretiens dans les meilleures conditions.
Par ailleurs, si votre recrutement est une démarche collective, vous pouvez envisager de conduire ces entretiens à plusieurs, ou bien de prévoir différentes étapes de recrutement pour vous assurer que le candidat pressenti fait bien l’unanimité.
Étape n°5 : accomplir les formalités administratives indispensables pour l’embauche
Votre embauche ne sera pleinement actée qu’après avoir rempli les formalités qui s’imposent.
La rédaction du contrat de travail
CDD ou CDI, le contrat qui vous lie à votre salarié diffère selon la convention collective qui encadre votre activité :
- Convention collective nationale du personnel des cabinets médicaux ;
- Convention collective nationale des cabinets dentaires ;
- Convention collective nationale de la pharmacie d’officine.
Notez que l’ensemble des conventions collectives existant en France sont consultables en ligne via le site Légifrance.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
La durée de la période d’essai dépend de la catégorie professionnelle du salarié et du type de contrat signé. Elle peut être renouvelée une fois à votre demande ou à celle de votre salarié, uniquement pour un CDI et à 3 conditions :
- Le renouvellement de la période d’essai est prévu par la convention collective ou l’accord de branche étendu dont dépend le salarié ;
- Le renouvellement de la période d’essai est prévu dans le contrat de travail ou la lettre d'engagement qu’a signé votre salarié ;
- Votre salarié et vous avez donné votre accord, par écrit ou par courrier électronique, pour le renouvellement de la période d’essai.
Elle peut également être rompue par l'un ou par l'autre.
Pour cela, pas de procédure à suivre ni de motif à fournir, mais attention : une rupture de période d’essai peut être jugée abusive lorsqu’elle est fondée sur un motif discriminatoire. De plus, il vous faudra respecter un « délai de prévenance », qui varie en fonction de la durée de présence de votre salarié au sein de l’entreprise.
L’affiliation du salarié à une caisse de retraite complémentaire
Au moment de son embauche, votre salarié devra aussi être affilié à la caisse de retraite complémentaire obligatoire Agirc-Arrco. C’est cette caisse de retraite complémentaire qui collectera les cotisations, gérera les comptes de points et versera sa pension au salarié une fois celui-ci à la retraite.
Vous n’avez pas de démarche particulière à effectuer auprès des caisses Agirc-Arrco lors du recrutement. L’affiliation d’un nouveau salarié sera effectuée automatiquement auprès de la caisse de retraite complémentaire lors de la première déclaration sociale nominative (DSN).
Cette déclaration en ligne, qui revêt un caractère obligatoire, permet de transmettre mensuellement les informations de votre salarié aux différents organismes de protection sociale. Elle est générée à partir du logiciel de paie utilisé par l’employeur, ou par l’expert-comptable de ce dernier lorsqu’il est chargé de ces formalités.
La proposition d’une mutuelle santé
Depuis 2016, toute entreprise qui salarie au moins une personne doit proposer une mutuelle complémentaire santé collective, aussi appelée « mutuelle d’entreprise ».
Chaque salarié peut néanmoins demander à en être dispensé (à certaines conditions) si :
- il est déjà couvert par une mutuelle individuelle ;
- il est ayant-droit d’une mutuelle collective obligatoire ;
- il a déjà une complémentaire santé lors de son embauche ;
- il est titulaire d’un CDD inférieur à un an ;
- il est employé pour une mission intérimaire de moins de 3 mois ;
- il est embauché à temps partiel (jusqu’à 15h par semaine).
Le site service-public.fr détaille les différents cas de dispense.
Quelle complémentaire santé pour votre ou vos salarié(s) ?
Avec la mutuelle santé collective de la MACSF, disponible en 3 formules adaptées aux différents besoins, vous pouvez répondre à vos obligations d’employeur tout en proposant une mutuelle d’entreprise complète et efficace.
Enfin, sachez qu’il existe un processus d’embauche simplifié avec le Titre emploi service entreprise (TESE). Ce dispositif inspiré du « chèque emploi service » est destiné à simplifier les formalités sociales qui incombent aux employeurs, de manière à faciliter et centraliser les démarches de ces derniers, et à leur faire gagner du temps. Il suffit pour cela de s’inscrire en ligne sur le site du TESE.
Les démarches mentionnées ci-dessus récapitulent les principales formalités à accomplir. Vous pouvez prendre conseil auprès d’un professionnel pour connaître l’ensemble de vos obligations ou être assisté en tant que futur employeur pour les différentes étapes administratives à respecter.
La protection juridique MACSF
L’exercice en groupe recouvre des formes juridiques, des situations et des obligations très variées, qui nécessitent une couverture adaptée.
L’assurance protection juridique incluse dans les contrats RCP-PJ proposés par la MACSF facilite le règlement des litiges, notamment lorsqu’ils surviennent dans le cadre de votre activité professionnelle. Elle permet de faire face aux conflits grâce à des conseils juridiques, y compris en matière de droit du travail.
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