Accueil, secrétariat, coordination : mutualiser les moyens humains au sein d’une MSP

L’accueil/secrétariat et la coordination au sein d’une MSP : deux postes souvent mutualisés

Les maisons de santé pluriprofessionnelle (MSP) mutualisent souvent leurs fonctions d’accueil, de secrétariat et de coordination : 3 postes jouant un rôle crucial dans le bon fonctionnement de la structure en assurant des fonctions permettant une bonne circulation de l’information, une organisation efficace et une gestion adaptée.  

Mutualiser l’accueil et le secrétariat

Les personnels d’accueil et de secrétariat sont les premiers interlocuteurs des patients. Leur mission est précieuse pour l’ensemble de l’équipe puisqu’ils constituent le premier point de contact avec la MSP pour les personnes extérieures, patients et autres professionnels. 

Leur présence permet de libérer les professionnels de santé de tâches administratives chronophages et de mieux se consacrer aux soins et au suivi apportés aux patients. 

Mutualiser la coordination

Les MSP ont également tendance à mettre en commun le poste de coordinateur, particulièrement stratégique dans ce type de structure reposant sur une approche globale du soin.
 
Le coordinateur joue un rôle important dans la gestion et la mutualisation des moyens humains. La définition de son poste peut varier d’une MSP à l’autre. Mais la gestion du personnel fait souvent partie de ses missions :

• Dans la phase de recrutement : rédaction et diffusion d’annonces, rédaction de profil de poste, participation à la préparation du contrat de travail… 
• Dans l’exécution des contrats de travail : participation aux entretiens, suivi du contrat, gestion des congés et des plannings, remplacements, gestion de la formation… 

Mutualiser en faisant le choix de l’externalisation

Standard téléphonique, prise de rendez-vous, nettoyage des locaux, coordination, au sein de votre MSP… Vous pouvez choisir d’externaliser ces tâches. 

Ce choix présente l’avantage de ne pas avoir à gérer un recrutement ni les aspects administratifs liés à la gestion d’un salarié (recrutement, congé, maladie, salaire, remplacement, etc.). 

Cependant, l’externalisation ne va pas sans contraintes, à commencer par son coût qui peut être dissuasif. En externalisant, vous n’avez aucune maîtrise sur les conditions de travail du personnel. Enfin, comme vous n’êtes pas l’employeur direct de votre personnel, vous n’avez pas autorité sur la qualité de son travail ou son comportement.

Mutualiser en optant pour le recrutement de salariés au sein de la MSP

Les membres de la MSP peuvent aussi choisir de recruter leurs propres salariés. Cette solution permet de susciter de la motivation au sein de la structure en associant de nouveaux membres au projet de santé. Il en découle généralement une dynamique constructive et un véritable esprit d’équipe au sein de la MSP.

En faisant le choix du recrutement, il faut être prêt à accepter de gérer certaines tâches administratives : bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales…. Vous pouvez toutefois confier une partie de ces tâches administratives à un expert-comptable ou avoir recours à des systèmes simplifiant les démarches de recrutement et de certaines démarches en tant qu’employeur, comme le Titre emploi service entreprise (TESE).