Créer un cabinet de groupe en 10 étapes

Étape 1 : le projet

L’étude de marché

La création d’un cabinet de groupe demande une bonne préparation. Il convient en effet de consolider votre projet en commençant par choisir le bon lieu pour son implantation. Pour cette étape préliminaire, l’étude de marché est un passage obligé.

Elle permet d’examiner la ou les zone(s) d’implantation envisagée(s) sous deux angles :

• Les données démographico-économiques ; 
• Les besoins de santé. 

L’outil CartoSanté, proposé par les agences régionales de santé et l’Assurance maladie, décrypte la démographie médicale d’une zone donnée à partir de différents indicateurs. Pensez également à consulter le site de l’Agence régionale de santé (ARS) dont vous dépendez pour connaître les priorités de santé identifiées sur votre territoire. 

Le business plan

Autre démarche essentielle, la réalisation d’un business plan vous aide à définir des points cruciaux, tels que :

• La faisabilité de votre projet ; 
• Vos besoins en matière de financement ; 
• L’estimation de vos futurs frais et revenus, et de ce que seront vos besoins en fonds de roulement, c’est-à-dire l’argent nécessaire en permanence pour financer l’exploitation de votre cabinet ; 
• Une feuille de route qui précise l’orientation de vos premiers mois d’activité. 

Plus votre business plan sera étayé par votre étude du terrain, vos recherches et vos propres analyses, et plus il convaincra les partenaires et financeurs potentiels de vous suivre dans votre projet de cabinet de groupe.

Le choix de votre conventionnement

Une fois réalisés votre étude de marché et votre business plan, vous devrez encore arrêter un choix important : celui d’ouvrir votre cabinet de groupe en tant que professionnels de santé conventionnés ou non conventionnés. 

Infirmières libérales, médecins, sages-femmes… À chaque profession de santé sa convention. En adhérant à celle qui vous concerne, vous vous engagez à respecter les règles négociées entre la Sécurité sociale et vos organisations professionnelles. 

Étape 2 : l’équipe

La deuxième étape de la création de votre cabinet de groupe consiste à choisir les associés avec lesquels vous allez vous installer, mais également à envisager un ou des recrutements.

Le choix de vos associés

Les autres initiateurs du projet de cabinet de groupe peuvent être des professionnels de santé avec lesquels vous avez déjà été amené à travailler, des praticiens que vous avez déjà identifiés dans votre réseau, ou encore des consœurs ou confrères que vous trouverez par d’autres biais, tels que les Petites Annonces MACSF.

La question du recrutement

Au moment de créer votre cabinet de groupe, vous pouvez aussi envisager de recourir à des collaborateurs, notamment via le salariat. Pensez également à des prestataires extérieurs, auprès desquels vous aurez la possibilité d’externaliser certaines tâches, telles que :

• L’assistance administrative ; 
• La gestion comptable ; 
• L’entretien des locaux ;
• etc. 

Étape 3 : le mode d’exercice

Pour que votre cabinet de groupe fonctionne durablement, il vous faut une structure juridique adaptée et un collectif bien orchestré. 

Plusieurs possibilités s’offrent à vous : soit vous signez un contrat qui matérialise votre exercice en commun, soit vous montez une société. 

Option n°1 : le contrat

Les professionnels de santé qui souhaitent exercer en groupe peuvent sceller cette association par un contrat. Encore faut-il décider de sa nature :

• Le contrat de collaboration permet à un praticien de mettre à la disposition d’un confrère des locaux, du matériel pour exercer sa profession et, le plus souvent, une partie de sa clientèle ;
• Le contrat d’exercice en commun, qui constitue l’association la plus simple en matière de formalités, n’organise qu’un partage des dépenses, sans mise en commun d’honoraires ou de clientèle.

Option n°2 : la société

L’exercice en commun peut aussi s’inscrire dans le cadre d’une société. 

Là encore, plusieurs formes juridiques existent : la société civile de moyens (SCM), la société civile professionnelle (SCP), la société d’exercice libéral (SEL)…

Il convient d’arrêter votre choix en tenant compte de votre profession et de vos objectifs, mais également de vos préférences en matière de régimes fiscal et social. 

Étape 4 : le local

Il faut choisir entre l’achat ou la location d’un local. Les deux formules ont leurs avantages et leurs inconvénients, à prendre en compte au moment d’arrêter votre décision :

• Si vous choisissez de faire l’acquisition d’un local, plusieurs modes de détention existent : à titre professionnel, à titre personnel, par le biais d’une société civile immobilière (SCI). 
  Si vous préférez la location, vous aurez là encore différentes solutions : le bail professionnel, le plus courant, le bail commercial, moins répandu et plus encadré, et le bail mixte, qui permet d’exercer et d’habiter au même endroit. 

Étape 5 : l’équipement du cabinet

Une fois le local trouvé, reste à l’équiper pour qu’il soit pleinement adapté à votre activité. Le choix et la gestion du matériel dont vous aurez besoin au quotidien sont loin d’être des détails. Et les besoins sont nombreux, qu’il s’agisse de l’équipement purement médical ou du mobilier nécessaire à l’accueil des patients.

Pour financer ces différents achats, les professionnels de santé ont le choix entre trois types de contrats : le contrat de vente, le contrat de crédit-bail et la location financière. Évaluez le pour et le contre de chaque option, de manière à trouver celle qui répond le mieux à vos besoins, mais aussi à vous prémunir contre tout litige. 

Étape 6 : les outils numériques

La question des équipements informatiques d’une société est d’autant plus cruciale que ses activités mobilisent des données sensibles, dont la confidentialité doit être parfaitement garantie. C’est précisément le cas d’un cabinet de groupe, qui réunit plusieurs professionnels de santé et accueille des centaines de patients.

Deux enjeux prioritaires doivent tout particulièrement retenir votre attention :

• Le choix d’outils informatiques performants : logiciel médical, plateformes et autres services en ligne doivent contribuer à faciliter vos échanges avec vos confrères et vos patients, vous aider dans vos prescriptions, mais aussi permettre une centralisation de vos dossiers et vous libérer d’éventuelles tâches comptables ou administratives, tout en vous protégeant des menaces en ligne ; 
• L’application stricte du règlement général sur la protection des données (RGPD) : le recueil, le traitement et la conservation des données personnelles de vos patients s’accompagnent d’un certain nombre d’obligations et de responsabilités pour les professionnels de santé, qui doivent veiller à respecter les règles en vigueur. 

Étape 7 : les financements

Pour se concrétiser, votre projet de cabinet de groupe doit s’accompagner d’un financement solide. Des aides publiques aux différents crédits possibles, vous pouvez mobiliser des fonds de plusieurs façons :

• En recourant à vos fonds propres pour votre installation ;
• En optant pour le crédit classique, le crédit-bail ou la location avec option d’achat pour vous équiper ; 
• En sollicitant un crédit immobilier professionnel pour acquérir votre local ; 
• En profitant des aides à l’installation auxquelles vos confrères et vous êtes éventuellement éligibles.

Étape 8 : la souscription des assurances indispensables

Plusieurs assurances sont essentielles pour couvrir de façon optimale votre cabinet de groupe et les professionnels de santé qui y exercent.

Avant de recevoir vos premiers patients, vous devrez, entre autres, souscrire :

• L’assurance responsabilité civile professionnelle (RCP), seule assurance obligatoire pour les professionnels de santé libéraux et qui vous défend en cas de mise en cause par un patient (à la MACSF, elle est complétée par une protection juridique – PJ – qui vous fournit une assistance en cas de litige d’ordre professionnel ou privé) ; 
• Une assurance multirisque professionnelle, facultative, mais d'une grande importance, qui protège votre cabinet ainsi que votre matériel contre les risques professionnels de manière à poursuivre votre activité en cas de sinistre ; 
• Une assurance prévoyance, elle aussi optionnelle, pour compléter la prise en charge du régime de prévoyance obligatoire des libéraux, insuffisante, en cas d’arrêt de travail, d’invalidité ou de décès ; 
• Une mutuelle santé, indispensable pour couvrir vos dépenses de santé (soins courants, hospitalisation, assistance, accompagnement).

D’autres formules, non obligatoires, mais conseillées, sont également à considérer pour exercer en toute sérénité et/ou préparer l’avenir : plan d’épargne retraite, assurance cyber-risques, assurance responsabilité des dirigeants (RDD)…

Étape 9 : les démarches administratives

La finalisation de votre projet d’installation en groupe passe par d’ultimes démarches administratives, toutes incontournables :

• L’inscription au tableau de l’Ordre dont vous dépendez ;
• L’obtention d’un numéro RPPS, qui sera votre identifiant unique durant toute votre vie professionnelle, même si vous changez de lieu ou de mode d’exercice ; 
• La déclaration et l’enregistrement de votre activité libérale auprès de la CPAM ; 
• L’immatriculation à l’URSSAF, qui collectera vos diverses cotisations et charges sociales obligatoires, en passant par le guichet unique des formalités d’entreprise ; 
• L’inscription à la caisse de retraite spécifique dont dépend votre activité libérale ; 
• L’adhésion (facultative, mais recommandée) à une association de gestion agréée (AGA), qui ouvre droit à certains avantages fiscaux et joue un rôle d’assistance, de surveillance et d’information auprès de ses adhérents. 

Étape 10 : l’annonce de la création du cabinet

Reste maintenant à annoncer la création de votre cabinet à vos confrères et à vos futurs patients !

Cette communication passe notamment par :

• L’installation d’une plaque professionnelle ; 
• L’inscription dans les annuaires à usage professionnel et grand public ; 
• La publication d’une annonce dans la presse locale.

Vous pouvez également choisir de créer un site internet, ou bien contacter directement les professionnels de santé de votre territoire pour vous présenter et annoncer l’ouverture imminente de votre structure.